KI & Beratung · Prozessautomatisierung
Was von einem System ins nächste getippt wird, kann auch von allein laufen.
Auftrag ins ERP, Lieferschein in die Buchhaltung, Bericht aus den Zahlen der Woche: Wir verbinden die Systeme, die ihr habt, damit niemand mehr abtippen muss. Wir fangen mit einem Ablauf an und messen, wie viel Zeit er spart.
Gebaut von Menschen, die ihre eigene Arbeit so automatisieren.
- 1Neue Anfrage über das Formular auf der WebsiteWebsite
- 2Kontakt anlegen oder vorhandenen findenCRM
- KIThema und gewünschte Leistung aus dem Text erkennenmit KI
- 4Angebotsvorlage mit Kundendaten und Preisen füllenDateiablage
- ✓Aufgabe für den Vertrieb: Entwurf prüfen und sendenMensch
Letzter Durchlauf heute, 14:02erfolgreich · im Protokoll
Websites, Software und Kampagnen für
- Mit den Werkzeugen, die ihr habtCRM, ERP, Shop, Mail, Buchhaltung, Ablage und Branchensoftware
- Ein Ablauf zuerst, gemessenin gesparten Stunden, bevor der nächste kommt
- Dokumentiert und überwachtjeder Durchlauf im Protokoll, Fehler werden gemeldet
- Datenschutz mitgedachtjeder Ablauf bekommt nur die Daten, die er braucht
Einmal sauber aufgesetzt, läuft der Ablauf jeden Tag gleich.
Kein Abtippen, kein Vergessen, keine Liste, die nur eine Person versteht. Was nach festen Regeln abläuft, kann eine Maschine übernehmen. Was ein Urteil braucht, bleibt bei euch.
Erstgespräch buchenKennst du das?
Daten werden von einem Programm ins nächste abgetippt.
Aufträge kommen per Mail und werden von Hand ins ERP übertragen.
Bestellungen tippen wir aus dem Shop in die Buchhaltung.
Jeden Montag baut jemand den Bericht aus vier Excel-Dateien.
Prüfprotokolle und Nachweise schreiben wir jedes Mal neu aus der Vorlage.
Was sich automatisieren lässt
Abläufe, die sich oft automatisieren lassen.
Jeder Ablauf folgt festen Regeln: Wenn das passiert, tu dies. Wo ein Schritt Text verstehen muss, hilft KI. Am Ende prüft ein Mensch, wo es darauf ankommt.
Anfrage bis Angebot
Anfrage erfassen, Kontakt im CRM anlegen, Vorlage füllen, Aufgabe für den Vertrieb.
Bestellung bis Rechnung
Bestellung aus dem Shop übernehmen, Rechnung erzeugen, an die Buchhaltung übergeben.
Bericht aus Kennzahlen
Zahlen aus mehreren Quellen sammeln und als Bericht verschicken, jede Woche zur selben Zeit.
Dokumente aus Vorlagen
Lieferscheine, Prüfprotokolle und Nachweise aus Vorlagen und Daten, abgelegt am richtigen Ort.
Wenn ein Urteil gefragt ist
Ein Agent beurteilt innerhalb von Regeln. Eine Automatisierung folgt einem festen Ablauf. Oft arbeiten beide zusammen.
KI-AgentenWenn nur zwei Systeme verbunden werden
Die feste, technische Verbindung zweier Systeme und eigene Schnittstellen stehen im Bereich Software.
Schnittstellen & APIsWenn erst die Reihenfolge fehlt
Welcher Ablauf zuerst kommt, klärt die Beratung.
KI-Beratung
Was wir verbinden
Systeme, die wir verbinden.
Welche Systeme wir schon verbunden haben, sagen wir dir im Gespräch.
CRM
Kontakte, Anfragen, Aufgaben
ERP und Warenwirtschaft
Aufträge, Artikel, Bestände
Shop
Bestellungen, Kunden, Bestände
E-Mail und Kalender
Postfächer, Termine, Benachrichtigungen
Buchhaltung
Rechnungen, Belege, Zahlungen
Dateiablage
Vorlagen, Verträge, Ordner
Formulare und Website
Anfragen, Anmeldungen, Bestellungen
Branchensoftware
was bei euch im Einsatz ist
Werkzeuge, Daten und Betrieb
Dokumentiert, überwacht und übergabefähig.
Jeder Ablauf ist beschrieben. Jeder Durchlauf ist protokolliert. Hakt etwas, bekommen wir eine Meldung. Deine IT kann jederzeit übernehmen.
- Mit den Werkzeugen, die ihr habt, verbunden über eine Workflow-Plattform
- KI nur in den Schritten, die Text verstehen müssen, gekennzeichnet
- Bei Bedarf eine kleine Webanwendung für das, was es nicht gibt
Daten und Betrieb
- Workflow-Plattform
- Zum Beispiel n8n. Abläufe sind sichtbar, nachvollziehbar und lassen sich ändern.
- Nur nötige Daten
- Jeder Ablauf bekommt nur die Daten, die er für seinen Schritt braucht.
- Protokoll und Meldung
- Jeder Durchlauf steht im Protokoll. Fehler gehen an einen Menschen.
- Betrieb
- Hosting, Überwachung und Wartung nach Vereinbarung.
- Dokumentiert
- Jeder Ablauf ist beschrieben und übergabefähig.
Drei Formen
Beratung, Begleitung oder Umsetzung. Du entscheidest, wie viel dein Team selbst übernimmt.
Die meisten lassen den ersten Ablauf von uns bauen. Wer selbst bauen will, lernt das im Mentoring. Wer zuerst eine Reihenfolge braucht, bekommt sie als Beratung.
Umsetzung
Wir bauen deinen ersten Ablauf.
Diagnose, Pilot und Betrieb aus einer Hand, dokumentiert und überwacht. Der nächste Ablauf folgt, wenn du willst.
Erstgespräch buchenBegleitung
Dein Team baut Abläufe selbst.
Mentoring an euren eigenen Abläufen: wie man sie aufsetzt, testet und betreibt.
KI-Mentoring & SchulungenBeratung
Erst klären, welcher Ablauf zuerst kommt.
In der KI-Beratung oder der Digitalisierungsberatung ordnen wir, was sich lohnt. Für die Beratung kann eine Förderung in Betracht kommen.
- Förderung möglich
Für dein Team
Was Geschäftsführung, Fachbereich, IT und Datenschutz wissen wollen.
Geschäftsführung
Was es bringt
Weniger Abtippen und weniger Fehler. Mehr Aufträge lassen sich mit demselben Team bearbeiten.
Was es kostet
Diagnose mit festem Umfang, Pilot zum Festpreis, Betrieb monatlich.
Das Risiko
Klein gehalten: ein Ablauf zuerst, gemessen, mit Protokoll und Meldung bei Fehlern.
Fachbereich
Was wegfällt
Übertragen, Kopieren, Nachfassen, die Arbeit zwischen den Programmen.
Was bleibt
Ausnahmen prüfen und entscheiden, wo es darauf ankommt.
Dein Beitrag
Zeigen, wie der Ablauf heute läuft. Im Pilot zurückmelden, was passt.
Wenn etwas nicht passt
Bekommst du eine Aufgabe mit dem Grund, statt es Tage später zu merken.
IT
Werkzeuge
Eine Workflow-Plattform verbindet eure Systeme über deren Schnittstellen.
Zugänge
Eigene, begrenzte Zugänge je Ablauf, dokumentiert.
Betrieb
Überwachung, Protokoll und Anpassung, wenn sich ein System ändert.
Übergabe
Abläufe sind beschrieben und übergabefähig. Deine IT kann jederzeit übernehmen.
Datenschutz
Daten
Jeder Ablauf bekommt nur, was er braucht.
KI
Nur in einzelnen Schritten und gekennzeichnet. Welches Werkzeug, legt ihr fest.
Personenbezogene Daten
Wenn wir sie verarbeiten, regeln wir das vorher vertraglich.
Protokoll
Zeigt, was wann übertragen wurde. Wie lange es bleibt, legen wir mit dir fest.
Jerg Bengel
DEKRA-zertifiziertSenior AI Consultant · KI-Beauftragter
Automatisierung
Wer das macht
Jerg automatisiert zuerst die eigene Arbeit.
Jerg baut bei digitaleheimat die Abläufe, mit denen wir selbst arbeiten, von der Anfrage bis zum Bericht. In der Diagnose schaut Jerg mit dir, welcher Ablauf bei euch die meiste Zeit frisst.
Kurz gefragt
Häufige Fragen zur Prozessautomatisierung.
Was ist der Unterschied zu einem KI-Agenten?
Eine Automatisierung folgt einem festen Ablauf nach Regeln: Wenn das passiert, tu dies. Ein Agent beurteilt innerhalb von Regeln, zum Beispiel, wie eine Reklamation zu beantworten ist. Oft arbeiten beide zusammen: Der Ablauf übergibt, der Agent bereitet vor, ein Mensch entscheidet.
Brauchen wir dafür neue Software?
Meist nicht. Wir verbinden, was ihr habt, über eine Workflow-Plattform. Nur wenn etwas fehlt, kommt eine kleine Anwendung dazu, mit Begründung.
Was passiert, wenn ein Ablauf hakt?
Jeder Durchlauf steht im Protokoll. Schlägt einer fehl, geht eine Meldung an einen Menschen, mit dem Grund. In der Betreuung kümmern wir uns darum, dass der Ablauf wieder läuft.
Kann unsere IT die Abläufe später selbst betreuen?
Ja. Jeder Ablauf ist beschrieben und die Zugänge laufen auf dein Unternehmen. Deine IT kann jederzeit übernehmen.
Was kostet eine Automatisierung?
Die Diagnose hat einen festen Umfang. Der Pilot hat einen Festpreis. Der Betrieb läuft monatlich. Was weitere Abläufe kosten, steht nach dem Pilot fest.
Passt dazu
Was rund um den Ablauf dazugehört.
Handarbeit automatisieren
Wenn wiederkehrende Arbeit von allein laufen soll.
Zur LösungKI-Agenten
Wenn ein Schritt ein Urteil braucht, innerhalb von Regeln.
Zur LeistungSchnittstellen & APIs
Feste Verbindungen zwischen zwei Systemen.
Zur LeistungDigitalisierungsberatung
Wenn zuerst geklärt werden soll, welcher Ablauf sich lohnt.
Zur Leistung
Nächster Schritt
Lass uns deinen größten Zeitfresser finden.
30 Minuten per Video mit Christian, kostenlos und ohne Verpflichtung: welche Abläufe bei euch Zeit fressen und welcher sich für den ersten Pilot eignet.