Marketing · Marketing-Automatisierung
Was nach der Anfrage passiert, läuft von allein.
Rückmeldung, Terminvorschlag, Nachfassen und Newsletter-Strecken laufen im Hintergrund und kommen im CRM an. Der Vertrieb sieht die Anfragen, die reif sind.
Dieselben Abläufe nutzen wir für unsere eigenen Anfragen und unseren Newsletter.
Ein Ablauf, nachgebaut: Anfrage bis Termin
Beispiel- Anfrage über das FormularWebsite, Landingpage oder Lead-Formular einer Anzeigeautomatisch
- Ins CRM, mit HerkunftKampagne, Thema und Angaben aus dem Formularautomatisch
- Rückmeldung mit TerminlinkWenige Minuten nach der Anfrage, in eurem Tonautomatisch
- Vertrieb prüft und übernimmtPasst die Anfrage? Ein Blick, ein KlickMensch
- Nachfassen, wenn kein Termin kommtEine Erinnerung nach drei Tagen, dann Wiedervorlageautomatisch
So sieht ein nachgebauter Ablauf bei uns aus. Welcher Ablauf bei dir zuerst dran ist, zeigt die Diagnose.
Websites, Software und Kampagnen für
- 1Ablauf zuerstMeist Rückmeldung und Nachfassen, gemessen an der Zeit bis zur ersten Antwort
- Mit deinen WerkzeugenCRM, Newsletter-System und Kalender, die ihr schon nutzt. Neue nur, wenn nötig.
- Regeln legt ihr festWann der Vertrieb übernimmt, wer welche Mail bekommt und wann Schluss ist
- Nur mit EinwilligungWerbe-Mails und Newsletter nur mit Einwilligung, Austragung in jeder Mail
Der Ablauf bringt den Vertrieb ins Gespräch.
Rückmeldung, Termin, Erinnerung und Pflege im CRM laufen im Hintergrund. Wo es um Menschen geht, entscheidet ein Mensch.
Kennst du das?
Woran es nach der Anfrage meistens hakt.
Anfragen vom Wochenende liegen bis Montag im Postfach. Dann ist das Interesse schon abgekühlt.
Im CRM steht nur, was jemand von Hand eingetragen hat. Das ist selten aktuell.
Wir haben eine Newsletter-Liste, aber seit Monaten nichts verschickt.
Was drin ist
Alles zwischen der Anfrage und dem ersten Gespräch.
Abläufe im übrigen Unternehmen, etwa Angebot, Rechnung oder Bericht, gehören zur Prozessautomatisierung im Bereich KI & Beratung.
Anfrage ins CRM, mit Herkunft
Jede Anfrage landet vollständig im CRM, mit Kampagne, Thema und den Angaben aus dem Formular, ohne dass jemand abtippt.
Rückmeldung und Terminvorschlag
Eine Antwort wenige Minuten nach der Anfrage, in eurem Ton. Mit einem Link, über den sich direkt ein Termin buchen lässt.
Nachfassen nach Regeln
Wer keinen Termin bucht, bekommt eine Erinnerung. Danach landet die Anfrage als Wiedervorlage beim Vertrieb. Sobald jemand antwortet, endet die Strecke.
Newsletter und Strecken
Anmeldung mit Einwilligung, eine Willkommensstrecke für neue Kontakte und ein Rhythmus, den ihr halten könnt.
Übergabe an den Vertrieb
Ihr legt fest, wann eine Anfrage reif ist: Branche, Größe, Anliegen, Termin gebucht. Dann bekommt die zuständige Person Bescheid, mit allem, was schon bekannt ist.
Bericht
Zeit bis zur ersten Antwort, Termine aus Anfragen, Öffnungen und Klicks im Newsletter. Damit seht ihr, welcher Ablauf etwas bringt.
Die Rückmeldung
Eine Antwort am selben Tag, im Namen einer Person aus deinem Team.
Die erste Mail nach einer Anfrage schreiben wir mit dir, in eurem Ton. Sie kommt automatisch und klingt nach euch.
- Absender ist eine echte Person aus deinem Team
- Der Termin lässt sich direkt aus der Mail buchen
- Wer antwortet, landet im Postfach der Person, nicht in einer Warteschlange
Die Rückmeldung
- VonKarina Bugajczyk, digitaleheimat
- BetreffDeine Anfrage zu Google Ads
- Gesendet4 Minuten nach der Anfrage
- InhaltDank, ein Satz zum Anliegen, Terminlink
- Antwort geht anKarina direkt
Daten und Einwilligung
Werbung nur mit Einwilligung.
Wer angefragt hat, bekommt eine Antwort auf seine Anfrage. Werbung per Mail und Newsletter gibt es nur mit Einwilligung. Wie das bei dir umgesetzt wird, klären wir mit dir und deinem Datenschutz vor dem Start.
Auf Wunsch laufen die Abläufe auf euren eigenen Systemen.
- Newsletter-Anmeldung mit Einwilligung
- Austragung in jeder Mail
- Strecken enden, sobald jemand antwortet oder bucht
- Nur Kontaktdaten, die von euch oder euren Interessenten selbst stammen
Was für jeden Ablauf gilt
Vorschlag
- Einwilligung
- vor jeder Werbe-Mail
- Datenort
- je Werkzeug benannt
- Auftragsverarbeitung
- vor dem Start
- KI im Ablauf
- dokumentiert, Freigabe durch Menschen
- Listen, Vorlagen, Abläufe
- gehören dir
Drei Formen
Beratung, Begleitung oder Umsetzung. Du entscheidest, wie viel dein Team selbst übernimmt.
Bei Abläufen bauen wir meistens selbst, weil Werkzeuge, Schnittstellen und Regeln zusammenpassen müssen. Wer den Newsletter im eigenen Team aufbauen will, lernt das im Mentoring. Wer zuerst einen Plan braucht, bekommt ihn als Beratung.
Umsetzung
Wir bauen und betreiben die Abläufe.
Von der Diagnose bis zum laufenden Betrieb, mit Überwachung und Anpassungen, wenn sich etwas ändert.
Erstgespräch buchenBegleitung
Dein Team baut den Newsletter selbst auf.
Zwölf Wochen Mentoring mit dem Newsletter als Kanal: Liste, Strecken, Ausgaben, Auswertung. Danach läuft er in deinem Team und wir bleiben ansprechbar. Für die Beratung in diesem Mentoring kann eine BAFA-Förderung von 50 bis 80 Prozent in Betracht kommen.
Marketing-MentoringBeratung
Analyse, Konzept, Maßnahmenplan.
Welche Kanäle, welche Abläufe, welche Kennzahlen: als Unternehmensberatung mit Bericht, den dein Team umsetzen kann. Wie die Förderung dafür aussieht, steht auf der Förderseite.
Zur BAFA-Unternehmensberatung
Für dein Team
Was Geschäftsführung, Marketing, Vertrieb und Datenschutz wissen wollen.
Geschäftsführung
Was es bringt
Anfragen, die nicht liegen bleiben. Ein CRM, das stimmt. Ein Vertrieb, der seine Zeit in Gespräche steckt.
Was es kostet
Diagnose und Pilot zum Festpreis, Ausbau und Betrieb monatlich. Werkzeugkosten getrennt und offen.
Wie es anfängt
Mit dem Erstgespräch und der Diagnose. Marketing und Vertrieb sitzen dabei mit am Tisch.
Marketing
Texte
Jede automatische Mail schreiben wir mit dir. Nichts geht raus, was du nicht freigegeben hast.
Listen
Kontakte und Einwilligungen liegen in euren Systemen, getrennt nach Anfrage und Newsletter.
Newsletter
Vorlagen, mit denen eine Ausgabe in kurzer Zeit fertig ist.
Vertrieb
Wann du übernimmst
Sobald ein Termin gebucht ist. Oder sobald eine Anfrage die Regeln erfüllt, die ihr festgelegt habt.
Was dir abgenommen wird
Erste Antwort, Terminabstimmung, Erinnerungen und Einträge im CRM.
Was bleibt, wie es ist
Das Gespräch und alles, was danach kommt, führst du selbst.
Datenschutz
Auftragsverarbeitung
Vertrag vor Projektstart, alle Unterauftragsverarbeiter offengelegt, Datenort je Werkzeug benannt.
KI im Ablauf
Wo KI liest oder schreibt, steht es in der Dokumentation. Freigegeben wird von Menschen.
Jerg Bengel
DEKRA-zertifiziertSenior AI Consultant · KI-Beauftragter
Marketing-Automatisierung
Wer das macht
Jerg baut die Abläufe, mit denen wir selbst arbeiten.
Jerg verantwortet bei uns die Automatisierungen im eigenen Haus und bei Kunden. Im Folgegespräch geht Jerg mit dir den Weg einer Anfrage durch und sagt dir, welcher Ablauf zuerst dran wäre. Für Newsletter und Texte ist Franzi dabei.
Kurz gefragt
Häufige Fragen zur Marketing-Automatisierung.
Fragen zur Förderung beantworten wir unter Fragen und Antworten.
Welche Werkzeuge braucht ihr dafür?
Meist die, die ihr schon habt: euer CRM, euer Newsletter-System, euren Kalender. Dazwischen verbindet eine Plattform für Abläufe die einzelnen Schritte. Fehlt ein Werkzeug, schlagen wir eins vor und sagen dir, wo es die Daten speichert.
Klingen automatische Mails nicht nach Massenpost?
Nicht, wenn sie gut geschrieben sind. Wir schreiben jede Mail mit dir, in eurem Ton und mit einer echten Person als Absender. Es gehen wenige Mails raus. Die Strecke endet, sobald jemand antwortet oder bucht.
Was ist der Unterschied zur Prozessautomatisierung?
Marketing-Automatisierung kümmert sich um alles rund um Anfrage und Kontakt, bis zum ersten Gespräch. Prozessautomatisierung kümmert sich um Abläufe im übrigen Unternehmen. Oft hängt beides zusammen, dann planen wir es zusammen.
Dürfen wir Interessenten automatisch nachfassen?
Wer bei euch angefragt hat, bekommt eine Antwort auf seine Anfrage. Werbung per Mail gibt es nur mit Einwilligung. Was das für deinen Ablauf genau heißt, klären wir beim Aufbau mit dir und deinem Datenschutz.
Was passiert, wenn ein Ablauf hakt?
Wir richten jeden Ablauf so ein, dass er Fehler meldet. Im Betrieb überwachen wir die Abläufe und passen sie an, wenn sich ein Werkzeug ändert. Fällt euch etwas auf, sind wir ansprechbar.
Passt dazu
Was vor und nach der Anfrage dazugehört.
Mehr Anfragen gewinnen
Wenn Anzeigen, Website und Vertrieb zusammen planbar Anfragen bringen sollen.
Zur LösungGoogle & Microsoft Ads
Anzeigen, deren Anfragen mit Herkunft im CRM ankommen.
Zur LeistungHandarbeit automatisieren
Wenn auch Angebot, Rechnung oder Bericht von allein laufen sollen.
Zur LösungProzessautomatisierung
Abläufe im ganzen Unternehmen, im Bereich KI & Beratung.
Zur Leistung
Nächster Schritt
Lass uns den Weg deiner Anfragen anschauen.
30 Minuten per Video mit Christian, kostenlos und ohne Verpflichtung. Es geht darum, wo deine Anfragen heute landen, was liegen bleibt und welcher Ablauf zuerst dran wäre.