KI & Beratung · Wissenssysteme
Antworten aus dem Wissen, das dein Unternehmen längst hat.
Wir bringen Ordnung in Dokumente, Mails und Gespräche und bauen daraus ein System, das Fragen mit Quelle beantwortet. Jede Antwort zeigt, woher sie kommt. Jede Quelle hat eine Regel, wer sie sehen darf und wie lange sie gilt.
Gebaut von Menschen, die ihr eigenes Wissen so organisieren.
Websites, Software und Kampagnen für
- Jede Antwort mit QuelleDokument, Stelle, Datum, zum Nachlesen
- Rechte wie in euren Ablagenkeine zweite Liste, die jemand pflegen muss
- Was gilt, ist markiertStand und Gültigkeit je Quelle, Altes ins Archiv
- Datenschutz mitgedachtvertrauliche Quellen bleiben außen vor
Ein Wissenssystem antwortet nur, was es belegen kann.
Findet es keine Quelle, sagt es das. Widersprechen sich zwei Quellen, zeigt es beide. So weiß dein Team, wann es der Antwort trauen kann und wann es nachfragen sollte.
Erstgespräch buchenKennst du das?
Die Idee ist klar: KI soll aus dem eigenen Wissen antworten. Die Fragen kommen, wenn es konkret wird.
Wir haben einen Chatbot getestet. Der hat Antworten erfunden.
In unserer Ablage liegen von jedem Dokument drei Versionen.
Unsere IT fragt zuerst: Wer darf dann was sehen?
Was drin ist
Alles, was ein Wissenssystem braucht, damit ihm dein Team traut.
Vom Ordnen der Quellen bis zur Pflege im Alltag.
Quellen ordnen
Was rein darf und was raus muss, welche Fassung gilt, wer jede Quelle verantwortet.
Quellen anbinden
Das System liest dort, wo das Wissen liegt: Ablagen, Mails, Gesprächsnotizen, CRM. Keine zweite Ablage.
Antwort mit Quelle
Jede Antwort nennt Dokument und Stelle. Gibt es keine Quelle, gibt es keine erfundene Antwort.
Rechte und Gültigkeit
Rechte kommen aus den Quellen, jede Quelle hat einen Stand. Vertrauliches bleibt außen vor, bis jemand es freigibt.
Pflege im Haus
Dein Team ergänzt und korrigiert. Eine feste Routine sorgt dafür, dass Altes ins Archiv wandert.
Agenten, die daraus arbeiten
Wenn das System nicht nur antworten, sondern Entwürfe vorbereiten soll, mit Freigabe durch Menschen.
KI-Agenten
Das Ergebnis im Alltag
Wie Teams mit einem Wissenssystem arbeiten, mit Beispielfall und Beispiel-Regeln.
Unternehmenswissen nutzbar machenDie Verbindung dahinter
Wie Ablagen, CRM und Ticketsystem technisch angebunden werden.
Schnittstellen & APIsDie Regeln für KI insgesamt
Werkzeugliste, Freigaben, Kennzeichnung für das ganze Unternehmen.
KI-Governance
Wie eine Antwort entsteht
Das System rät nicht. Es sucht in den Quellen, die die fragende Person sehen darf.
Die Frage
Jemand fragt in eigenen Worten, zum Beispiel: Was haben wir mit diesem Kunden vereinbart?
Nur erlaubte Quellen
Das System sucht nur in den Quellen, die diese Person auch selbst öffnen dürfte und nur in denen, die gelten.
Antwort mit Beleg
Die Antwort fasst zusammen, was in den Quellen steht. Jede Stelle ist zum Nachlesen genannt.
Ehrlich, wenn es nichts gibt
Findet das System nichts oder widersprechen sich zwei Quellen, sagt es das, statt eine Antwort zu erfinden.
Was wir anbinden
Quellen, in denen euer Wissen heute steckt.
Nach Art geordnet, ohne Markennamen. Rechte und Stand kommen jeweils aus der Quelle selbst.
Ablagen und Laufwerke
Ordner, Dokumente, Fassungen
Mails
ausgewählte Postfächer und Ordner
Gesprächsnotizen
Protokolle und Transkripte
Vorlagen und Angebote
was bisher geschrieben wurde
CRM
Kunden, Vereinbarungen, Verläufe
Ticketsystem
Anfragen und ihre Lösungen
Handbücher und Richtlinien
wie es bei euch gemacht wird
Wikis und Intranet
was schon aufgeschrieben ist
Werkzeuge und Daten
Datenschutz von Anfang an mitgedacht.
Ein Wissenssystem sieht viel. Deshalb klären wir vor dem Start gemeinsam, was es lesen darf. Mit welchem Werkzeug es arbeitet, legt ihr fest.
- Mit den Werkzeugen, die ihr habt, zum Beispiel Microsoft 365
- Für jedes Werkzeug benannt, wo die Daten verarbeitet werden
- Dokumentiert und übergabefähig
Unsere Regeln
- Freigegebene Quellen
- Das System liest nur, was ihr freigebt. Vertrauliches bleibt außen vor.
- Rechte aus den Quellen
- Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
- Gekennzeichnet
- Antworten sind als KI-Ergebnis erkennbar und tragen ihre Quelle.
- Löschen
- Was in der Quelle gelöscht wird, verschwindet auch aus dem System.
Drei Formen
Beratung, Begleitung oder Umsetzung. Du entscheidest, wie viel dein Team selbst übernimmt.
Die meisten lassen das System von uns bauen. Wer selbst aufbauen will, lernt das im Mentoring. Wer zuerst klären will, was hinein darf, bekommt dafür eine Beratung.
Umsetzung
Wir bauen dein Wissenssystem.
Diagnose, Pilot und Ausbau: Quellen ordnen und anbinden, Regeln umsetzen, betreiben. Dein Team pflegt.
Erstgespräch buchenBegleitung
Dein Team baut das System selbst auf.
Mentoring mit dem Schwerpunkt Datengrundlagen: ordnen, anbinden, Regeln setzen, pflegen.
KI-Mentoring & SchulungenBeratung
Erst klären, was rein darf.
In der KI-Beratung ordnen wir Quellen, Regeln und Reihenfolge. Für die Beratung kann eine Förderung in Betracht kommen.
- Förderung möglich
Für dein Team
Was Geschäftsführung, Fachbereich, IT und Datenschutz wissen wollen.
Geschäftsführung
Was es bringt
Wissen, das nicht mehr an einzelnen Personen hängt. Neue Leute finden schneller selbst Antworten.
Was es kostet
Diagnose mit festem Umfang, Pilot zum Festpreis, Ausbau nach Aufwand, Betrieb monatlich.
Das Risiko
Klein gehalten: ein Bereich zuerst, Antworten nur mit Quelle, Rechte aus den Ablagen.
Fachbereich
Fragen statt suchen
In eigenen Worten fragen, mit Quelle antworten lassen, bei Bedarf nachlesen.
Wenn etwas nicht stimmt
Quelle prüfen und korrigieren. Die Pflegeroutine sorgt dafür, dass es beim nächsten Mal stimmt.
Dein Beitrag
In der Diagnose zeigen, wo das Wissen liegt und was oft gefragt wird.
Was sich ändert
Weniger Rückfragen an Kolleginnen und Kollegen, weniger Suchen in Ordnern.
IT
Anbindung
Lesend an Ablagen, Mail, CRM und Ticketsystem, über deren Schnittstellen.
Rechte
Kommen aus den Quellen, keine zweite Rechteverwaltung.
Betrieb
Mit Überwachung und Protokoll, Ort nach Vereinbarung.
Dokumentation
Quellen, Regeln und Technik beschrieben, übergabefähig.
Datenschutz
Quellen
Nur freigegebene, Vertrauliches bleibt außen vor.
Werkzeuge
Mit welchem KI-Werkzeug das System arbeitet, legt ihr fest. Wir prüfen mit euch Vertrag und Einstellungen.
Personenbezogene Daten
Wenn wir sie verarbeiten, regeln wir das vorher vertraglich.
Löschen
Was in der Quelle gelöscht wird, verschwindet auch aus dem System.
Jerg Bengel
DEKRA-zertifiziertSenior AI Consultant · KI-Beauftragter
Wissenssysteme
Wer das macht
Jerg baut Wissenssysteme, aus denen wir selbst arbeiten.
Jerg ordnet bei digitaleheimat das eigene Wissen so, dass Team und KI daraus verlässlich antworten. In der Diagnose schaut Jerg mit dir, wo euer Wissen liegt und welcher Bereich zuerst dran sein sollte.
Kurz gefragt
Häufige Fragen zu Wissenssystemen.
Ist das ein Chatbot oder was ist RAG?
Ein Chatbot antwortet aus dem, was ein Sprachmodell gelernt hat. Ein Wissenssystem antwortet aus euren Quellen und nennt sie. Fachleute nennen das Verfahren RAG: Erst werden die passenden Stellen gesucht. Dann wird die Antwort daraus formuliert.
Was, wenn die KI etwas erfindet?
Das System antwortet nur mit dem, was es in den Quellen findet. Es nennt jede Stelle. Findet es nichts, sagt es das. So siehst du sofort, ob eine Antwort belegt ist.
Wer darf was sehen?
Die Rechte kommen aus euren Ablagen. Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus. Vertrauliche Bereiche bleiben außen vor, bis jemand sie freigibt.
Wie bleibt das Wissen aktuell?
Jede Quelle hat einen Stand und eine verantwortliche Person. Eine feste Pflegeroutine sorgt dafür, dass Neues dazukommt. Altes wandert ins Archiv, statt weiter in Antworten aufzutauchen.
Passt dazu
Was rund um das Wissenssystem dazugehört.
Unternehmenswissen nutzbar machen
Wie ein Team mit dem Wissenssystem arbeitet, mit Beispielfall, Beispiel-Regeln und einem Einblick, wie wir selbst arbeiten.
Zur LösungKI-Agenten
Wenn aus dem Wissen Entwürfe und Antworten vorbereitet werden sollen.
Zur LeistungSchnittstellen & APIs
Die technische Anbindung von Ablagen, CRM und Ticketsystem.
Zur LeistungKI-Beratung
Wenn zuerst geklärt werden soll, was rein darf und was zuerst kommt.
Zur Leistung
Nächster Schritt
Lass uns schauen, wo euer Wissen liegt.
30 Minuten per Video mit Christian, kostenlos und ohne Verpflichtung: wo das Wissen heute steckt, wer was fragt und welcher Bereich zuerst dran sein könnte.