Lösungen · KI sicher und wirtschaftlich einsetzen
Das Wissen deines Unternehmens, für alle auffindbar.
Wir bringen Ordnung in Dokumente, Mails und Gespräche und bauen daraus ein System, aus dem dein Team und deine KI verlässlich antworten. Jede Antwort nennt ihre Quelle und klare Regeln legen fest, wer welche Quelle sehen darf.
DEKRA-zertifizierter KI-Beauftragter im Team, seit 2011 aus Berlin.
Eine Frage, eine Antwort, drei Quellen
BeispielWelche Konditionen hatten wir im letzten Angebot für Mustermann Logistik und was wurde danach vereinbart?
Antwort aus dem Wissenssystem
Im Angebot vom März stand ein Jahrespreis mit zehn Prozent Mengenrabatt ab 500 Einheiten. Im Gespräch danach wurde der Rabatt auf zwölf Prozent erhöht, die Laufzeit auf zwei Jahre verlängert. Die Vereinbarung ist im Besprechungsprotokoll festgehalten, nicht im Vertrag.
- Angebot März, Seite 2
- Protokoll Gespräch April
- CRM-Eintrag Mustermann
So sieht eine Antwort bei uns aus: mit Quellen, die man nachlesen kann. Firma, Zahlen und Dokumente hier sind erfunden.
Websites, Software und Kampagnen für
- Jede Antwort nennt ihre QuelleDokument, Seite, Datum. Wer zweifelt, klickt und liest nach.
- Zugriff nur auf freigegebene QuellenRechte wie in euren Ablagen: Wer ein Dokument nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus.
- Datenschutz mitgedachtvertrauliche Quellen bleiben außen vor
- Pflege im HausDein Team ergänzt und korrigiert, das System merkt sich, was gilt und was alt ist.
Antworten finden, die dein Unternehmen längst hat.
Sie stecken in Angeboten, Protokollen, Mails und in den Köpfen von Menschen, die gerade im Urlaub sind. Ein Wissenssystem macht daraus eine Stelle, an der jeder nachschlagen kann, auch die KI.
Alle Leistungen rund um KIKennst du das?
Wenn Antworten erst gesucht werden müssen.
Das Wissen steckt in Köpfen, Mails und Ordnern.
Neue Kolleginnen brauchen Monate, bis sie Antworten finden.
Jedes Angebot, jeder Bericht fängt bei null an.
Wir haben Protokolle und Dokumente, aber niemand liest sie.
Was zusammenkommt
Was wir dafür einsetzen.
Welche davon dein Unternehmen braucht, zeigt die Diagnose.
Wissenssysteme
Dokumente, Protokolle und Mails geordnet, mit Stand und Gültigkeit, so dass Menschen und KI daraus verlässlich antworten. Mit Quelle bei jeder Antwort.
WissenssystemeDatengrundlagen
Bevor KI antwortet, muss klar sein, was gilt: Welche Quellen, welcher Stand, wer pflegt. Wir sortieren mit euch, was rein darf und was raus muss.
KI-BeratungSchnittstellen zu euren Ablagen
Microsoft 365, Laufwerke, CRM, Ticketsystem, Mail: Das System liest dort, wo das Wissen liegt, statt eine zweite Ablage zu schaffen.
Rechte und Regeln
Wer darf was sehen, was darf die KI lesen, wie wird gekennzeichnet und dokumentiert. Mit Blick auf KI-Verordnung und Datenschutz, in Alltagssprache.
KI-GovernanceKI-Agenten
Wenn das System nicht nur antworten, sondern arbeiten soll: Angebotsentwürfe aus früheren Fällen, Antworten für den Support, Zusammenfassungen für neue Kolleginnen. Mit Freigabe durch Menschen.
KI-AgentenSchulung und Pflege
Dein Team lernt, wie es fragt, wie es Antworten prüft und wie es das System aktuell hält. Ohne Pflege veraltet jedes Wissen, auch das digitale.
KI-Mentoring
So sehen Regeln aus
Zwei Beispiele aus einem Wissenssystem.
Ein Wissenssystem ist so gut wie seine Regeln. Jede sagt, was gilt, wer entscheidet und was passiert, wenn etwas unklar ist.
Regel · Was gilt
Es gilt die neueste freigegebene Fassung. Alles andere wird als Archiv gekennzeichnet, nicht gelöscht.
Jede Quelle hat eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum. Widersprechen sich zwei Quellen, sagt das System das, statt eine auszuwählen.
Regel · Wer sieht was
Das System antwortet nur aus Quellen, die die fragende Person auch selbst öffnen dürfte.
Rechte kommen aus euren Ablagen, nicht aus einer zweiten Liste. Vertrauliche Bereiche bleiben außen vor, bis ein Mensch sie freigibt.
So arbeiten wir
Wir arbeiten selbst mit einem Wissenssystem.
Bei uns werden Gespräche zu Entscheidungen, Dokumente zu Artikeln und Artikel zu Antworten, aus denen Team und KI arbeiten. Was wir für Kunden bauen, nutzen wir täglich im eigenen Haus.
- Jede Entscheidung steht mit Datum, Begründung und Quelle an einer Stelle, nicht in einem Chat-Verlauf.
- Rohmaterial bleibt Rohmaterial: Aus einem Gesprächsprotokoll wird ein Artikel, das Protokoll bleibt als Quelle liegen.
- Was die KI schreibt, trägt eine Herkunft. Was ein Mensch entschieden hat, steht als Entscheidung.
Wissenssystem
BeispielWelche Lieferzeit gilt für Sonderformate?
Antwort aus dem Wissenssystem
Sonderformate liefern wir in zehn Werktagen. Eilaufträge sind nach Rücksprache in sieben Werktagen möglich.
- Preisliste 2026, Seite 4
- Angebotsvorlage Sonderformate
Beispiel mit erfundenen Inhalten.
Drei Formen
Beratung, Begleitung oder Umsetzung. Du entscheidest, wie viel dein Team selbst übernimmt.
Hier führt die Umsetzung. Wie weit euer Wissen schon geordnet ist, entscheidet, wo ihr einsteigt.
Umsetzung
Das Wissenssystem auf dieser Seite.
Diagnose, Pilot, Ausbau. Wir binden an, setzen Regeln um, betreiben und überwachen. Dein Team pflegt.
Begleitung
Dein Team baut das System selbst auf.
Zwölf Wochen KI-Mentoring mit dem Schwerpunkt Datengrundlagen: ordnen, anbinden, Regeln setzen, pflegen. An euren echten Dokumenten. Danach arbeitet dein Team eigenständig weiter, wir bleiben ansprechbar.
KI-MentoringBeratung
Wissenskarte und Regeln als Fahrplan.
Welche Quellen, welche Rechte, welche Reihenfolge: als Unternehmensberatung mit Bericht, geführt vom DEKRA-zertifizierten KI-Beauftragten.
- Förderung möglich
Für dein Team
Antworten für Geschäftsführung, Fachbereich, IT und Datenschutz.
Geschäftsführung
Was es bringt
Schnellere Antworten, kürzere Einarbeitung, weniger Fehler aus veralteten Unterlagen und Wissen, das im Haus bleibt, wenn jemand geht.
Was es kostet
Diagnose und Pilot zum Festpreis, Ausbau und Betrieb monatlich. Werkzeugkosten getrennt und transparent.
Wie es anfängt
Mit dem Erstgespräch und der Diagnose, bei der dein Team zeigt, wo es heute sucht. Dann ein Bereich zuerst.
Fachbereich
Was sich ändert
Ihr fragt das System, bevor ihr Kollegen fragt. Antworten kommen mit Quelle, ihr könnt nachlesen und widersprechen.
Was bleibt, wie es ist
Eure Ablagen und Werkzeuge. Das System liest dort, ihr arbeitet weiter, wo ihr immer gearbeitet habt.
Dein Aufwand
Gespräche in der Diagnose, echte Fragen im Pilot, danach Pflege: markieren, was gilt und was alt ist.
IT
Anbindungen
Microsoft 365, Laufwerke, CRM, Ticketsystem, Mail über deren Schnittstellen. Lesend, mit eigenen technischen Konten.
Rechte
Das System übernimmt die Rechte der Quellsysteme. Keine zweite Rechteverwaltung, keine Kopie, die Rechte verliert.
Betrieb
Betrieb, Überwachung, Aktualisierung der Quellen und Wartung nach Vereinbarung.
Datenschutz
Auftragsverarbeitung
Vertrag vor Projektstart, Unterauftragsverarbeiter offengelegt, Datenort je Werkzeug benannt.
Personenbezug
Welche Quellen personenbezogene Daten enthalten, wird in der Diagnose festgehalten. Bereiche mit Personalakten oder Gesundheitsdaten bleiben außen vor, bis ihr sie ausdrücklich freigebt.
Unterlagen
Liste der Quellen mit Rechten und Datenort, zum Weitergeben ohne Formular.
Jerg Bengel
DEKRA-zertifiziertSenior AI Consultant · KI-Beauftragter
Wer das macht
Jerg baut das System, aus dem wir selbst antworten.
Jerg ist DEKRA-zertifizierter KI-Beauftragter und verantwortet bei digitaleheimat das Wissenssystem im eigenen Haus und die Systeme bei Kunden. Im Folgegespräch schaut Jerg mit dir, wo euer Wissen heute liegt und welcher Bereich zuerst dran wäre.
Kurz gefragt
Häufige Fragen zum Wissenssystem.
Alles zur Förderung beantworten wir unter Fragen und Antworten.
Welche Quellen kann das System nutzen?
Dokumente auf Laufwerken und in Microsoft 365, Mails, CRM, Ticketsystem, Wikis, Protokolle und Transkripte. Was angebunden wird, entscheidet ihr in der Diagnose, Bereich für Bereich. Papier wird vorher digitalisiert.
Wie bleibt das Wissen aktuell?
Das System liest die Quellen laufend neu, jede Quelle hat eine verantwortliche Person und ein Prüfdatum. Veraltetes wird als Archiv gekennzeichnet, nicht gelöscht. Dein Team meldet falsche Antworten mit einem Klick.
Was ist mit vertraulichen Informationen?
Das System antwortet nur aus Quellen, die die fragende Person selbst öffnen dürfte. Die Rechte kommen aus euren Ablagen. Bereiche wie Personalakten bleiben außen vor, bis ein Mensch sie ausdrücklich freigibt.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Wo das System läuft und mit welchem KI-Werkzeug es arbeitet, legt ihr fest. Wir prüfen mit euch Vertrag und Einstellungen des Werkzeugs und halten fest, wo die Daten verarbeitet werden. Wenn wir personenbezogene Daten verarbeiten, regeln wir das vorher vertraglich.
Wie schnell gibt es erste Antworten?
Im Pilot, sobald der erste Bereich angebunden ist. Wie lange das dauert, hängt davon ab, wie geordnet die Quellen sind; die Diagnose nennt den Zeitrahmen.
Nächster Schritt
Lass uns über euer Wissen sprechen.
30 Minuten per Video mit Christian, kostenlos und ohne Verpflichtung: wo euer Wissen liegt, wer was fragt, welcher Bereich zuerst dran wäre.